Bordro, her ay tekrarlanan ve yüksek hacimli ödemeleri nedeniyle küçük sapmaların uzun süre fark edilmediği bir alan. Doğru veriyle karşılaştırıldığında ise izleri en net görülen suistimal türlerinden biri.
Nasıl işler?
Bordro suistimalleri genellikle dört biçimde görülür:
- Hayalet çalışan: Şirkette fiilen çalışmayan bir kişinin bordroya eklenmesi ya da işten ayrılan bir çalışanın bordrodan çıkarılmaması. Ücret, suistimali yapan kişinin kontrolündeki bir hesaba yatar.
- Ücret ve kesinti manipülasyonu: Yetkisiz ücret artışı, prim ya da yan haklarda değişiklik; kesintilerin eksik yapılması.
- Fazla mesai ve puantaj şişirme: Yapılmamış fazla mesainin ya da çalışılmamış günlerin puantaja işlenmesi.
- Masraf ve avans suistimali: Kapatılmayan iş avansları, belgesiz ya da mükerrer masraf beyanları.
Bordro sürecinde bu fiiller, çoğu zaman insan kaynakları, bordro ve ödeme adımlarının aynı kişide toplandığı ya da yeterince gözetlenmediği yapılarda ortaya çıkar.
Kayıtlarda bıraktığı izler
- Birden fazla çalışana aynı IBAN: Farklı çalışanların ücretlerinin aynı banka hesabına yatması.
- Bordro ile SGK kayıtları arasında uyuşmazlık: Bordroda ücret ödenen ama SGK’da sigortalı girişi bulunmayan ya da çıkışı yapılmış kişiler.
- İşten ayrılan çalışana devam eden ödeme: Çıkış tarihinden sonra yapılan ücret ödemeleri.
- Eksik özlük bilgisi: Adres, telefon, acil durum kişisi gibi alanları boş ya da başka bir çalışanla aynı olan personel kayıtları.
- Sistemde hiç iz bırakmayan çalışan: Giriş kartı, e-posta, sistem oturumu gibi kayıtlarda görünmeyen ya da hiç izin kullanmayan kişiler.
- Olağan dışı fazla mesai: Belirli kişilerde ya da birimlerde süreklilik gösteren, iş hacmiyle açıklanamayan fazla mesai.
- Yetkisiz ana veri değişikliği: Ücret, banka hesabı ya da prim bilgilerinde onay akışı dışında yapılan değişiklikler.
İzi yakalayan analizler
- Bordro ve SGK mutabakatı: Aylık bordro listesinin, Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi ile SGK sigortalı giriş-çıkış kayıtlarıyla kişi bazında eşleştirilmesi.
- IBAN ve kimlik eşleştirmesi: Çalışan banka hesaplarının birbirleriyle ve tedarikçi hesaplarıyla karşılaştırılması.
- Aktivite karşılaştırması: Bordrodaki kişilerin giriş kartı, vardiya, sistem oturumu ya da e-posta kayıtlarıyla karşılaştırılması.
- Değişiklik günlüğü incelemesi: Bordro sistemindeki ücret ve hesap değişikliklerinin kim tarafından, ne zaman ve hangi onayla yapıldığının kontrolü.
- Fazla mesai analizi: Kişi ve birim bazında fazla mesai dağılımı; aynı onaycının onayladığı fazla mesaide yoğunlaşma.
Açığı kapatan kontroller
- Görevler ayrılığı: Personel girişini yapan (insan kaynakları), bordroyu hesaplayan ve ödemeyi gönderen kişilerin farklı olması.
- Aylık mutabakat: Bordro ile personel ve SGK kayıtlarının her ay, bordroyu hazırlamayan biri tarafından karşılaştırılması.
- Banka hesabı değişikliğinde bağımsız teyit: Çalışanın hesap değişikliği talebinin, kayıtlı iletişim bilgileri üzerinden çalışanın kendisiyle teyit edilmesi.
- Ayrılış sürecinde bordro kapatma: İşten çıkış formunda bordro kapatma adımının zorunlu kontrol noktası olması.
- Fazla mesai onayı: Fazla mesainin önceden talep edilmesi, yönetici tarafından onaylanması ve dönem sonunda bütçeyle karşılaştırılması.
- Yerinde personel teyidi: Özellikle dağınık lokasyonlarda, belirli aralıklarla personelin fiilen görev yerinde olduğunun habersiz olarak teyit edilmesi.
Hukuki çerçeve
Bordro suistimali, fiilin niteliğine göre Türk Ceza Kanunu kapsamında güveni kötüye kullanma (md. 155) ya da dolandırıcılık (md. 157-158) gibi suçları oluşturabilir. Kamu kurumlarında ise zimmet (md. 247) gündeme gelir. Gerçeğe aykırı SGK bildirimleri ayrıca 5510 sayılı Kanun kapsamında idari yaptırımlara yol açabilir.
Sınırlar
Aynı IBAN’ın iki çalışanda görülmesi, eşlerin ortak hesap kullanması gibi masum bir nedene dayanabilir. Aktivite karşılaştırmaları, saha çalışanları ya da sistem kullanmayan pozisyonlar için yanıltıcı olabilir. Bu tür analizler çalışanların kişisel verilerini içerdiğinden, 6698 sayılı KVKK’ya uygun amaç, yetki ve saklama kurallarıyla yürütülmelidir.
Kaynaklar
- ACFE, Occupational Fraud 2026: A Report to the Nations, basın bülteni: https://www.acfe.com/about-the-acfe/newsroom-for-media/press-releases/press-release-detail?s=occupational-fraud-2026-a-report-to-the-nations-pr
- 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu (Mevzuat Bilgi Sistemi): https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=5237&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu: https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=5510&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5
Bu dosya yöntem anlatır; gerçek kişi, kurum ya da vaka içermez. Genel bilgilendirme amaçlıdır.